E-Rechnung
E-Rechnung: einfach erklärt, einfach erledigt
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zum Versand. Hier erfahren Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Oktari Ihnen die Arbeit abnimmt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Software des Empfängers kann sie automatisch einlesen und verarbeiten. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln.
XRechnung
Reines XML-Format. Wird vor allem von Behörden und größeren Unternehmen genutzt.
ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
PDF mit eingebetteten XML-Daten. Für Menschen lesbar wie gewohnt, für Software auswertbar.
ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL
Diese Profile enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als E-Rechnung.
Normales PDF
Bleibt für Privatkunden erlaubt, zählt zwischen Unternehmen aber nicht als E-Rechnung.
E-Rechnung
Die Fristen
2025
Empfang
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und lesen können.
2027
Versand für größere Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
2028
Versand für alle
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung schicken.
E-Rechnung
Wann brauche ich eine E-Rechnung?
E-Rechnung
So hilft Ihnen Oktari
Richtiges Format automatisch
Beim Kunden ist hinterlegt, ob es sich um einen Privat- oder Geschäftskunden handelt. Oktari schlägt das passende Format vor.
Erzeugen mit einem Klick
Aus jeder Rechnung entsteht eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei nach EN 16931, ohne Zusatzprogramm.
Eingang lesbar anzeigen
Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen und übersichtlich dargestellt, statt kryptischer XML-Dateien. Der KI-Assistent ordnet sie dem passenden Lieferanten oder Projekt zu.
Sicher archiviert
Jede Rechnung landet automatisch im revisionssicheren Archiv und wird für die gesetzliche Frist aufbewahrt.
Diese Übersicht gibt den aktuellen Stand der gesetzlichen Regelungen vereinfacht wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
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